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Project Management

Analisi del contesto normativo

La normativa nazionale è in continua evoluzione e oggi consente di conservare in forma sostitutiva con valore legale documenti nati in formato elettronico o digitalizzati da originali cartacei. La gestione della documentazione fiscale in formato elettronico è oggi una delle opportunità più interessanti per il mercato in quanto la riduzione dei costi ottenibile è facilmente quantificabile e di significativo interesse. La consulenza di natura normativa è fondamentale per analizzare le tipologie documentali che possono essere interessate dalle procedure, per definire i corretti processi di lavorazione e per adempiere a tutte le richieste normative specifiche.

Analisi dei processi esistenti

I processi documentali presenti in azienda di norma non sono frutto di un’analisi preventiva, ma sono legati a consuetudini radicate e sedimentate nel tempo. Frequentemente durante le attività di analisi della situazione esistente (AS IS) si scoprono nelle procedure aziendali attività ridondanti che portano a situazioni di inefficienza. L’analisi dei processi ha quindi il duplice scopo di descrivere i flussi documentali (cartacei) esistenti per studiarne la loro "conversione” in flussi elettronici, cercando di identificare le attività inutili per massimizzare il livello complessivo di efficienza. E’ in questa fase che vengono identificati i costi e i tempi di gestione propri dei processi cartacei, che poi potranno essere utilizzati come base di confronto per valutazioni relative all’aumento di efficienza e al risparmio complessivo ottenibile con le soluzioni Siav.

Definizione e progettazione dei nuovi processi informatici

La definizione e progettazione dei flussi documentali elettronici è un’attività molto delicata in quanto, coinvolgendo l’operatività delle figure professionali del Cliente, spesso è l’ago della bilancia nel successo di un progetto. L’attività di analisi è quindi molto importante e spesso coinvolge un team di progetto del Cliente che va guidato e consigliato nelle scelte da consulenti di grande esperienza. Questo tipo di attività porta alla definizione teorica dei nuovi processi interni permettendo di quantificare l’aumento di efficienza ottenibile dalle modifiche introdotte, scartando quelle meno significative.

Valutazione dell’impatto aziendale e del ritorno di investimento

Una delle informazioni che, di norma, il management aziendale è interessato a conoscere a fronte di un nuovo progetto interno è il ritorno di investimento dello stesso. Questo dato quantitativo è di fondamentale importanza in quanto, assieme alla valutazione del valore di investimento (miglioramenti non quantificabili), permette di decidere se un progetto va affrontato oppure no. Inoltre la valutazione dell’impatto che l’azienda dovrà affrontare per metabolizzare le nuove procedure (formazione del personale, temporanei aumenti del carico di lavoro, resistenze interne, etc.) è necessaria per definire i tempi di sviluppo del progetto che devono essere tali da non mettere in crisi le strutture coinvolte. Queste valutazioni, che spesso richiedono una grande esperienza maturata in progetti analoghi, sono informazioni obbligatorie necessarie per la redazione di un Business Plan di progetto.

Assistenza alla realizzazione del Business Plan di progetto

Progetti delicati e critici come quelli che riguardano i processi documentali all’interno di un’azienda spesso vengono assegnati ad un Focus Team che ha l’incarico di analizzare la situazione e produrre un dettagliato Business Plan per la Direzione Generale. La compilazione di tale tipologia di documento spesso necessita di consulenza specifica allo scopo di massimizzare il contenuto informativo dello stesso, mantenendo allo stesso tempo la necessaria semplicità interpretativa. Consulenti Siav possono quindi essere coinvolti nella stesura di questo documento collaborando attivamente con il Focus Team e il referente di progetto del Cliente.

Assistenza nelle fasi di presentazione al management aziendale

Una fase molto delicata del processo di gestione di un progetto è quella della presentazione al management aziendale. Da questa presentazione dipende il passaggio alla fase operativa o l’abbandono del progetto stesso e quindi va gestita e curata nei minimi dettagli. La scelta degli argomenti da trattare, la presentazione di success case con forti analogie ed eventualmente una partecipazione diretta in fase di presentazione possono fare la differenza e i Consulenti Siav sono in grado di fornire tutto il supporto necessario per "passare dalla teoria alla pratica”.

Redazione del piano di progetto (Specifica di Commessa)

Il progetto è stato approvato… ed ora che si fa? La risposta a questa domanda è una sola: si prepara un piano dettagliato che guiderà la fase operativa fino alla conclusione definendo le attività implementative e le verifiche necessarie. Tale documento dovrà descrivere con il giusto grado di dettaglio tutti gli aspetti importanti, in modo da evitare, in corso d’opera, modifiche significative a quanto pianificato, con conseguenze sui tempi e sui costi preventivati.

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